在日常办公中，我们每天都会收到大量电子邮件，特别是企业内部沟通、合作谈判、客户联系等都依赖邮件。但随着时间推移，邮件归档什么意思?很多人一头雾水。归档就是把旧邮件长期保存、集中管理、方便查找。本文围绕“邮件归档”从不同角度详细讲解，让你对这项企业级功能彻底摸清楚。
一：邮件归档是什么?
1、基本定义
邮件归档就是把已经收发完毕的邮件从活跃邮箱移到一个专门用于长期保存的空间。它不是删除，也不是简单备份，而是集中管理，随时能搜索取回。正如让办公室邮箱变得干净整洁，邮件却保留着“档案”状态。
2、和备份、删除有什么区别
删除：是永久删除，空间空了但邮件不见了。
备份：只是另存一份副本，主要用于意外恢复。
归档：聚焦长期管理，邮件可查、可搜、可导出，适合合规和审计。
二：为什么企业要做邮件归档?
1、合规或取证需求
很多行业(金融、医药、法律)要求保存邮件记录，以备审计或应诉使用，归档能提供可追溯的邮件原件。
2、提升搜索效率
归档后的邮件可以按时间、关键词、发件人快速检索，省时省力，尤其找两三年前的邮件非常方便。
3、节省邮箱空间
旧邮件移到归档空间后，主邮箱空间释放，不会影响收发体验。
4、防止误删篡改
归档数据不可被普通用户修改或删除，保障数据完整性与安全。
三：邮件归档部署注意事项
1、权限管理
谁可以查看归档、导出邮件、使用搜索权限，都要规划清楚，通常 IT 与管理层有高权限。
2、保留期限
按法律或企业制度设定，比如保存3年、5年、7年，过期可自动清理。
3、系统稳定性
归档系统要稳定运行，保证归档数据完整无误，并支持报表和日志查看。
4、搜索与导出
归档后的邮件检索要快，并能批量导出为 eml、pdf 等格式，方便存档或法律需求。
注册促销活动：https://www.juming.com/yhq
